Mindset per l’eliminazione degli sprechi: 5G, 5W2H, 5 Whys.

La capacità di un’azienda di ottenere un apprendimento organizzativo continuo si basa sulla capacità di adottare l’approccio scientifico per la risoluzione dei problemi e l’eliminazione dei muda (sprechi) riscontrabili nei suoi processi. Questo approccio -denominato problem solving– si basa nell’implementazione del ciclo SPDCA. Il ciclo SPDCA, ovvero Scan Plan Do Check Act, è un metodo per il miglioramento continuo che presuppone l’identificazione e la comprensione della situazione, la pianificazione delle attività da svolgere per migliorarla, l’esecuzione delle attività pianificate, il controllo dei risultati e la standardizzazione della nuova situazione migliorata.

Il primo passo per implementare il problem solving è innanzitutto ammettere che un problema esiste. Possiamo definire un problema come lo scostamento della realtà dalla norma con causa sconosciuta e che ha origine nel passato.

Una volta ammessa l’esistenza di un problema, il secondo passo fondamentale è la comprensione profonda e accurata del problema stesso. La tecnica del lean system che ci supporta in questo processo si chiamata 5G, dove le cinque G rappresentano 5 step da svolgere in sequenza:

• • Genba: (letteralmente “il luogo dove accadono le cose”). Andare fisicamente nel posto in cui il problema si è verificato.
  • Genbutsu: focalizzare l’attenzione sulla parte di prodotto, macchina o processo dove il problema si è verificato.
  • Genjitsu: raccogliere tutti i fatti e i dati a disposizione riguardanti materiali, macchine, metodo e ambiante in cui il problema si è verificato.
  • Genri: giustificare l’evento con una spiegazione teorica secondo i principi e le leggi della fisica, in modo da distinguere chiaramente la situazione corrente dalla situazione ideale di funzionamento.
  • Gensoku, (indica l’utilizzo per ogni processo di metodologie che massimizzino l’efficacia del lavoro e minimizzino il rischio di insuccesso). Il team dovrà riferirsi allo standard e capire se il problema è stato generato da una deviazione da esso, oppure si sia verificato nonostante l’applicazione dello standard. In questo secondo caso, lo standard stesso dovrà essere messo in discussione.

Durante questa stessa fase è utile al problem solver porsi alcune domande che lo guidino a sviscerare il problema in tutte le sue possibili sfaccettature. Le domande fondamentali vengono riassunte dalla tecnica 5W1H e sono nel dettaglio: cosa succede? (What?), perché succede? (Why?), chi è coinvolto? (Who?), quando succede? (When?), dove succede (Where?) e infine come avviene il fenomeno? (How?).

Arrivati a questo punto abbiamo compreso a pieno il problema ma non siamo ancora pronti alla sua risoluzione, infatti abbiamo finora solamente analizzato l’effetto visibile del problema ed una contromisura presa in questo momento agirebbe solo superficialmente. L’obiettivo dev’essere invece quello di eliminare il problema in modo definitivo, al fine di fare in modo che esso non si ripresenti più nel futuro.

Per quanto riguarda gli sprechi di un processo (muda), con l’ottica di vederli come problemi o opportunità di miglioramento, essi dovranno essere analizzati seguendo passo passo l’approccio scientifico appena descritto. La tecnica utilizzata viene denominata muda analysis. Questa tecnica prevede, a partire dagli sprechi individuati grazie alla mappatura dello stato corrente del processo, di classificarli nelle 4M+E (Men, Methods, Materials, Machines + Environment) e a seconda della tipologia di muda a cui fa riferimento (Sovrapproduzione, Scorte, Attese, Movimenti, Trasporti, Difetti, Processi non corretti).

Terminata la fase di classificazione, inizia la fase di analisi del muda o del problema. La tecnica utilizzata prende il nome di 5 Why’s (5 perché). Taiichi Ohno -padre fondatore del TPS-diceva: “5 Whys is the basis of Toyota’s scientific approach . . . by repeating why five times, the nature of the problem as well as its solution becomes clear.”

L’obiettivo di questa tecnica è quello di mettere in evidenza quella che è la vera causa radice del problema; partendo dall’effetto visibile e tracciando la catena di casualità che lega gli eventi.

Una volta identificate tutte le cause collegate allo stesso problema, il team di problem solving dovrà identificare le azioni correttive o contromisure volte ad eliminare le singole cause. Queste contromisure dovranno poi essere pianificate in modo che vengano portate a termine.

Lo strumento fondamentale per pianificare in modo strutturato un’azione correttiva è il 5W2H. Questo strumento di pianificazione scompone e dettaglia l’azione correttiva andando a definire cosa deve essere fatto (What), perché e con quale obiettivo deve essere fatto (Why), come quell’azione deve essere portata a termine (How), chi la deve portare a termine (Who), dove deve avvenire (Where), quando deve essere fatta (When), e aggiunge infine la quantificazione dello sforzo previsto per quell’azione (How Much).